Miért fontos tervezni? Tippek, hogyan vágjunk bele

0

Meglepi, hogy egyes emberek hogyan képesek több tucat dolgot elvégezni egy nap alatt? Azon töpreng, mi lehet a titkuk? A válasz nagyon egyszerű. Ezeknek az embereknek semmi titkuk sincs. Ahhoz, hogy mindent el tudjanak végezni (és néha még azon felül is), terveznek. A munkától fogva a találkozókon keresztül egészen a takarításig, vagy más személyes tevékenységig. 

Ha Ön is olyan ember szeretne lenni, aki egy nap vagy hét alatt minden eltervezett tevékenységet véghezvisz, meg kell értenie, hogy milyen fontos a tervezés és annak helyes kivitelezése. Nincs mitől félnie. Mi ellátjuk az ehhez szükséges információkkal. Bevezetőül elmondjuk, miért is olyan fontos a tervezés, majd ezt követően tippekkel látjuk el a kis és nagy dolgok megtervezéséhez. 

A lent említett összes tervezési tipp egyaránt megfelel a tanulóknak és a dolgozóknak is. Napló vagy alkalmazás segítségével változtassa meg magán és szakmai életét. Módosítsa napjait és felejtse el a halogatást vagy a motiváció hiányát. 

Miért fontos a tervezés

Még mielőtt hozzáfognánk a tervezés hibátlan képletéhez, előtte elmondjuk, hogy a tervezés miért olyan feladat, amelyre időt és energiát kellene fordítnia. 

Az egész napra fel van készülve

A tervvel tudni fogja, mi fog holnap, holnap után, vagy négy, vagy öt nap múlva történni. Amikor lefekszik, nem kell azon töprengenie, hogy nem- e felejtette el valamelyik teendőjét, ilyen például az e-mail vagy számla továbbítása. Szintén tudni fogja, mikor kellene felkelnie ahhoz, hogy mindent el tudjon végezni és milyen teendőkre kell felkészülnie.

Azt tartják, hogy ha felkészült a harcra, nagyobb esélye van a győzelemre. Mit is jelent ez a tervezésben? Ha tudja, milyen feladatok várnak Önre, mentálisan fel tud rájuk készülni. Elkerüli a meglepetés pillanatát, amely szakmai téren nem hat pozitívan.

Tervezés mellett reggel nagyobb motivációval ébredhet. Ahogy leül az asztalhoz, tudni fogja, milyen programot kell kinyitni, vagy mit kell csinálni. Nem pazarol további egy-két órát az e-mailek, feladatok, vagy a felettesétől kapott papírok átböngészésével. 

A tervezés egyszerűen felkészíti Önt a másnapra és az egész folyamatot képes felgyorsítani. 

Lehetőséget nyújt a prioritások maghatározására

Tudta, hogy egész nap dolgozhat egy projekten anélkül, hogy előbbre jutna? Most lehet, hogy csavargatja a fejét, viszont ezzel a problémával nagyon sok újonc küzd. Ahelyett, hogy a prioritásokra és a legnagyobb feladatokra összpontosítanának, olyan apróságokon dolgoznak, melyek maguktól is megoldódnak, vagy elég lenne a projekt végén foglalkozni velük. 

A nap megtervezésénél objektíven tekinthet az összes Önre váró feladatra és előnyben részesítheti azokat, amelyeket mindjárt reggel kell elvégeznie. Így nem lesz problémája a határidőkkel vagy akár a profitveszteséggel. 

Terv nélkül azt fogja elvégezni, ami éppen eszébe jut. A munkaköri feladatok véletlenszerű kiválasztása kényelmesnek tűnhet, a valóságban viszont egy nagy problémát jelenthet. Vagy olyan dolgokon dolgozik, melyek nem viszik előre, vagy olyanokon amik egyáltalán nem fontosak. 

A rendszeres tervezéssel szabadidőhöz juthat, és sok időt takaríthat meg. Ahelyett, hogy azon töprengene, hogy mihez is fogjon, mindjárt hozzá kezdhet a munkához, melynek köszönhetően korábban végez. 

Javítja a time management-et

A time management, magyarul “időgazdálkodás”, a munka kulcsfontosságú részét képezi. Ha ezt megfelelően állítja be, elkerülheti a feladatok egész napra való kiterjedését. Ennek köszönhetően szünetet is beiktathat, esetleg korábban távozhat a munkából. 

A produktivitás a time management-től függ. Nem létezik jobb módszer a nap minden egyes másodpercének ellenőrzésére. Amikor megtervezi a napját, alapvetően annak teljes lehetőségeit kihasználja. Az 1. feladat egy idő szakaszra szól, míg a 2. feladat egy másikra. Közben a szünetről se feledkezzen meg, amely az hozzájárul a produktivitáshoz. 

A megfelelő time management gondoskodik arról, hogy ne legyen feszült. Ha nem feszült és jól érzi magát, jobb kedve van és jobban motivált. Ha jobban motivált a munkában sokkal jobb eredmények elérésére képes. Ez a lényeg, nem?

Természetesen egyes napokat (legfőképpen ha nem dolgozik) nem kell megtervezni. Jó dolog néha spontánnak lenni és élvezni azt, amit a nap nyújt. Az ilyen életformát azonban nem lehet minden nap követni. A spontaneitás nem hoz fontos eredményeket és előrelépést a karrierben. 

A tervezés rendet teremt. Az életét szisztematikussá változtatja. Azonban ezt ne tévessze össze az unalmas életvitellel. A strukturált napok azt jelentik, hogy tisztában van vele, mit szeretne csinálni. 

Hogyan tervezze meg a napját?

A tervezés előnyeiről, a rutinról és a nap bizonyos struktúrájáról már szóltunk. Most térjünk át magára a tervezésre. Hogyan tervezze meg úgy a napját, hogy a legtöbbet hozza ki belőle? 

Kezdje a céllal

Az egész tervezésnek a céllal kell kezdődnie. Esetleg egyszerre többel is. Minél több van belőlük, annál motiváltabb lehet. 

Az elérendő cél egész nap motiválni fogja. Ha eredménytelennek vagy teljesítésre képtelennek fogja érezni magát, egyszerűen felejtse azt el. A célnak elég nagynak kell lennie ahhoz, hogy előre vigye. 

A napi feladatok fontosak. Fő feladatuk a helyes úton tartani és segíteni Önt céljai elérésében. A napi célnak vagy céloknak összhangban kellene lenniük heti, esetleg éves célokkal. Ezért a legjobb, ha egy hétre nagyobb kötelezettségeket vállal és a hét folyamán azokat apróbb darabokra bontja. 

Győződjön meg arról, hogy minden elvégzett feladat közelebb viszi ahhoz, amit a hétre beállított. 

A nap vagy hét célja bármi lehet. Csak Önön múlik, hogy ez munkaköri, személyes, vagy pedig valami a karriert érintő dolog lesz-e. Azonban jól gondolja át. A túl nagy és irreális célok demotiválttá tehetik. 

Minden napra úgy tekintsen, mint a hét részére

Lehet, úgy gondolja, hogy ennek a pontnak nincs értelme. A valóságban azonban nagyon praktikus. Amikor napi tervet készít, azt ne egy egységnek tekintse. Vegye úgy, mint a hét 1/7 részét. Ugyanígy járjon el a hét esetében is. Ahelyett, hogy a hetet, mint önálló részt említené, vegye azt úgy, mint 1/4 hónapot. 

A lényeg az, hogy minden napnak hozzá kellene járulnia a hét, az év és az élet nagyobb terveihez. Mindennek összefüggőnek és egységesnek kellene lennie. Az, amit egy nap alatt elvégez, végső soron összefüggésben kellene lennie azzal, amit hosszútávon el szeretne érni. 

A nap megszervezésekor ne feledkezzen meg a jövőről és egy nagyobb képről. Emlékezzen az előző és következő napra. Például, ha az előző napi feladat befejezetlenül maradt, ne felejtse el azt átvinni a következő napra. 

Ha tudja, hogy egy bizonyos projektet a hét végéig be kell fejeznie, már hétfőn kezdjen rajta dolgozni (ha van ideje). Egyszerűsíti az egész munkafolyamatot és megkönnyíti a határidő előtti napokat. Ha valami elromlik, még ki tudja javítani. 

Azonban nem minden ember képes ilyen perspektívából tekinteni a hétre vagy a hónapra. Ha problémája van ezzel, szerezzen be egy nagy napi vagy heti naptárat. Minden befejezésre váró határidőt és dolgot jegyezzen fel bele. Ezután tervezze meg az egyes tevékenységeket és teendőket. Meglátja, sokkal könnyebben fog menni.  

Végezzen besorolást

A nap nem csak munkából, attól sokkal több részből áll. Szakmai élete mellett személyes kötelezettségei, társadalmi élete, háztartása és családja is van. A tökéletes tervnek mindent kell tartalmaznia, nem csak a munkaköri feladatokat. 

Az egyik fő problémát az jelenti, hogy nagyon sok ember csak a munkára hajlamos összpontosítani. A magánélet nagyon sokszor a háttérbe szorul. Ha tökéletes napi tervet szeretne, ne felejtsen el időt szánni saját magára. Ez azt az időt jelenti, amit edzésre, olvasásra, tanulásra, vagy más dolgokra fordít, melyeket folyamatosan “majd későbbre” halogat. 

Lehet, hogy nem úgy tűnik, de ezek a dolgok segítenek a munkateljesítmény javításában is. Például ha szeret olvasni és az írás a munkája, ez a szabadidős tevékenység segít a szókincs bővítésében. 

Ha tervében csoportokba osztott feladatok lesznek, az egész életét egyensúlyba hozhatja. Elkerüli a munkában töltött hosszú órákat, vagy a kiégést.

Legyen rugalmas

A megfelelő terv nem túl szigorú és lehetővé teszi Önnek a rugalmasságot. Ugyanis soha nem tudja, mi változik a nap vagy a hét során. 

A tervben pirossal kellene megjelölni azokat a dolgokat, amelyek nem lehet elhalasztani. Ha rápillant a naplóra tudni fogja, hogy ezeket a dolgokat minden áron el kell végezni. A további kötelességeket más színnel jelölheti meg, azonban nem muszáj megjelölnie azokat. 

Legyen kellőképpen rugalmas, hogy győzze a fontos munkafeladatokat, kellemetlen eseményeket, egészségügyi problémákat, váratlan vendégeket és más hasonló eseményeket. 

Összefoglalás

A tervezés segít a hatékonyság javításában és növeli a motivációt. Ezen felül tucatnyi további előnnyel rendelkezik, melyeket rögtön a kipróbálás után felfedez. Tervezzen naplóba, füzetbe, alkalmazásba, vagy csak papírra. Teljesen mindegy melyiket használja. Az a fontos, hogy minden kötelessége az adott naphoz vagy órához legyen rendelve.  

Forrás: lifehack.org

A szerzőről

Mindig is lekötött a modern technika, amiről nemcsak olvasni, de írni is szeretek. Érdekel, hogy mi hogyan működik és hogyan teszi könnyebbé az életünket. A praktikusság mellett a design és a stílus is fontos a számomra.