Hat módszer, hogyan dolgozzon hatékonyabban

0

A népszerű frázis, melyet manapság nagyon gyakran használnak így hangzik: “Dolgozz okosabban, ne keményebben.” Ez ugyan igaz, de mit is jelent valójában? Hogyan dolgozzunk okosabban és értelmesebben? Megvalósítható?

Ennek a rövid megállapításnak bizonyos értelemben igaza van. A valóságban lehet okosabban és értelmesebben dolgozni. Az embernek viszont akarni kell és jól át kell gondolni az egész munkafolyamatot, valamint meg is kell terveznie azt. Ahhoz azonban, hogy minden “az irányítása alatt legyen”, bizonyos erőfeszítéseket kell tennie. A naptárban és a naplóban történő ütemezés, az elvégezendő feladatok listája, vagy a projekteket érintő fontos információk jegyzetelése megterhelő lehet. Számos ember nem kedveli ezt az eljárást. 

Amennyiben azonban az életnek ezen területeit az ellenőrzése alatt tudja tartani, biztos lehet benne, hogy sokkal kevesebb időt fog a munkában tölteni. A feladatok elvégzésére sokkal kevesebb energiát fog elhasználni és ráadásul sokkal gyorsabban elvégzi őket. Nem is beszélve a nagyszerű érzésről, melyet a nap végén fog érezni. 

Hogyan lehet ezt az állapotot elérni és az ellenőrzése alatt tartani az életét? Próbálja ki a következő 6 tanácsot, melyek az okosabb és értelmesebb munkavégzéshez szolgálnak segítségül. 

  1. Ütemezze be előre a napját

Ha nem tervezi meg az elvégezendő munkát, az egyes tevékenységek nem lesznek az ellenőrzése alatt. Éppen fordítva. Ők fogják uralni Önt. Azok a prioritások, melyeket egyébként elsődlegesen végezne el, a nap végére kerülnek át, amikor már pihennie kellene. A nap folyamán ugyanis teljesen felesleges dolgokkal fog foglalkozni, amelyek nem viszik Önt előre. 

A következő nap beütemezéséhez nincs szüksége drága naplóra vagy fizetett alkalmazásra. Elég egy tollat és egy papírlapot ragadni. Elég egy kis darab is, amelyre mindent feljegyez, amire szüksége van. Nem muszáj időrendi sorrendben sem. Az elején elég pontokban leírni, mit kell elvégeznie. Ezután nézze át és kapcsolja hozzá az időt. Jól jön a 8+1 módszer használata. 

A 8+1 módszer azt jelenti, hogy leírja a tíz legfontosabb feladatot, amit el kell végeznie. Ezekből kiválaszt kettőt, melyek a legfontosabbak, és még az adott nap el kell készülniük. Ezeket nem teheti át más dátumra. A fennmaradó nyolc feladat szintén a fontosak közé tartozik, törekedni kell az elvégzésükre, de ha előfordul, hogy más időpontra teszi át őekt, ez nem okoz nagy problémát. 

Az ütemezés kulcsa nem csak a feladatok elvégzése. Gondoljon arra, hogy a nap csak 24 órából áll. Ez alatt az idő alatt a munkán kívül pihenni, aludni is kell, valamint a családdal és a barátokkal is kell időt töltenie. A két fő cél (feladat) között nem csak a munkának kell szerepelnie. Az egyik cél nyugodtan legyen személyes. Tervezzen be edzést, sétát a szabadban vagy találkozót barataival. 

A nap beütemezése csupán 5 – 10 percet vesz igénybe. Nem vesz el hosszú órákat. Tapasztalni fogja, hogy az összes feladat megtervezése után sokkal jobban fogja magát érezni. Ráadásul a következő napon mindjárt reggel tudni fogja, mit kell csinálnia. Nem fog az egyik tevékenységből a másikba ugrálni. 

  • A munkát egy hétre ütemezze, ne egy napra

Nagyon sok ember a munkája beütemezése közben nagy hibát követ el. A nap folyamán számos feladat elvégzésére törekszik így próbálja meg kitisztítani a feladatlistát. Az ilyen hozzáállással csak az a baj, hogy az ilyen tervezésnél az új dolgok, melyek a nap folyamán történnek, nincsenek figyelembe véve. Minden nap új feladatok jönnek, melyeket teljesíteni kell. Ezért feladatait úgy ütemezze, hogy minden nap terven felül valami olyat is el tudjon végezni, amiről előre nem tudott. 

Ahelyett, hogy a listát csak egy napra készítené el, tegye fel a kérdést: Milyen feladatokat szeretne a hét végéig elvégezni? A kérdés megválaszolása után a tevékenységeket és feladatokat ossza szét az egész munkahétre. Ha véletlenül előfordul, hogy hétfőn, vagy kedden nem tudja elvégezni, semmi sem történik, mivel elvégzésére további három nap áll a rendelkezésére. Ezáltal elkerülheti a stresszt, melyet teljesen feleslegesen okozott, és fellélegezhet. 

Az ütemezés során gondoljon arra, hogy Ön ember, nem pedig gép. Az összpontosítás képessége számos dologtól függ, mint pl. az alvástól, energiától, vagy pedig attól, hogyan érzi magát. Ez az összes tényező befolyásolja a munkateljesítményt. Ha az egyik napja sikertelen, az nem azt jelenti, hogy a következő is az lesz. 

  • Önmaga ütemezze be a dolgait

Természetesen egyes embereknek titkárnőjük van, vagy pedig olyan személy, aki a szakmai és személyes életét is beütemezi. A legjobb azonban, ha az időbeosztását és az egész napi beosztását saját maga fogja megtervezni. A saját idejének és napi teendőinek ellenőrzése erős fegyver, melyet nem volna szabad más kezébe adnia. 

Ha a napi beosztását vagy munkáját másra bízná, előfordulhatna, hogy bizonyos tevékenységekről elfeledkezik. A titkárnőnek, vagy asszisztensnek nem kell tudnia, mi mindent kell a nap folyamán elvégeznie. Nem tudja a közeledő időpontokat és hogy milyen határidőket kell betartania.

Okosabban és értelmesebben akar dolgozni? Legyen az ura a saját idejének. Az ütemezéshez elég napi pár perc.

  • Próbálja ki az időblokkokat

Az időblokkokkal történő ütemezés nagyon sok ember számára népszerű módszer. Ez egy ütemezési rendszer, melynek segítségével ellenőrzést nyer a saját ideje felett. Ahelyett, hogy túlórázna, vagy azt a feladatot fejezné be, amivel már el kellett volna készülnie, élvezheti a családjával, vagy barátaival töltött időt. Hogyan is működnek az időblokkok és mi ezek alapja?

A teljes összpontosítás érdekében minden napra blokkoljon ki két vagy három órát a naplójába, alkalmazásába, vagy csak papírra. Ezt az időt kihasználhatja például a munkára vagy a magánéletre. Ez pusztán Önön múlik. Ahhoz, hogy az egész technika működjön, meg kell találni a megfelelő időt a blokkok felhasználására. Egyesek délelőtt összpontosítanak jobban, mások délután. Válassza ki azt az időszakot, amikor Önnek legjobb dolgozni, és a blokkokat ütemezze erre az időre. 

A két vagy három órás blokkok alatt a betervezett legfontosabb projekteken vagy feladatokon kellene dolgoznia. Amennyiben a 8+2 módszert használta, éppen a két említett feladaton dolgozzon.

Természetesen ezt a munkamódszert nem lehet minden nap kihasználni. Megerőltető taktikáról van szó, amely nagy koncentrációt és energiát igényel. A blokkolást azonban kihasználhatja azokban az időkben, amikor sok munkája van, vagy úgy tűnik, hogy motiváció hiányában szenved.

Ráadás előnynek számít, hogy testre szabhatja a blokkolást. Nem fontos 2 vagy 3 órára csak egy időblokkot létrehozni. Egy órára akár három blokkot is beütemezhet. Ne feledje, hogy az idő beosztásának és ütemezésnek segítenie kell. Nem kell az egész napot, vagy hetet nehezebbé tennie.

  • Használjon alkalmazásokat

Sokan to do list bejegyzéseket hoznak létre a mobiltelefonjukban vagy egy darab papíron, esetleg egy kis jegyzetfüzetben. Az ilyen ütemezéssel az a baj, hogy a papírt, vagy a jegyzetfüzetet elvesztheti, a mobiltelefonból pedig bármikor kitörölheti a bejegyzést. Kerülje el ezeket a hibákat, melyek projektbe, pénzbe vagy a hatékonyságába kerülhetnek és töltsön le egyet a számos alkalmazás közül.

Az iOS és Android számos érdekes alkalmazást kínál a motiváció növelésére. Használatuk egyszerű, számos funkcióval rendelkeznek és kellemes felhasználói felületet kínálnak. Ráadásul minden feladata egy helyen lesz, amely mindig Önnél lesz. A telefonon kívül semmilyen naplót, vagy jegyzetfüzetet nem kell magával hordania. 

Az ütemezési alkalmazás időt takarít meg és minden információt egy helyen tárol. Nem kell fejben tartania, hogy a feladatokat a naplóban vagy a naptárban ütemezte be. 

Az emberi agy ugyan egy nagy rejtély, és ugyan nagy teljesítményű és számos különböző feladatot képes megjegyezni, ne bízzon benne 100%-ban. A nagy mennyiségű stressz és munka mellett az egyes feladatokra nagyon könnyen ráfelejthet. Mindent fejben tartani nagyon megterhelő. Ezért ne csinálja. Tartson egy kis szünetet, és a kötelességek tárolására használjon külső asszisztenst.

  • Alakítsa ki a saját munkamódszerét

Mindenki más módon dolgozik. Van, aki szeret reggel tovább aludni és késő éjjelig dolgozik, mások inkább korábban kelnek, hogy a késő délutáni és esti időt magukra tudják fordítani. Teljesen mindegy, hogy az első, vagy a második csoportba tartozik. A munkamódszert és a napi folyamatot Önnek kell kialakítania. A rutin a munkában jól jön, mivel számos cél eléréséhez hozzásegítheti. 

Reggel, ébredés után egy kisebb rituálét kellene kialakítania. Még azelőtt, mielőtt az egész napi káosz elkezdődne. Tornázzon reggel jógát, vagy nyújtson. Igyon egy pohár vizet, készítsen egy kávét és egészséges reggelit. Élvezze a nap kezdetét. Nézze meg a tervét, és mindazt, amit el kell végeznie. Gondolja át, mivel fogja kezdeni a napot és lassan fogjon hozzá a munkához. 

Ne feledje, hogy még munka közben is bizonyos lépésekre van szüksége az egyes célok eléréséhez. Ez azt jelenti, hogy egy bizonyos idő után tartson szünetet. Töltődjön fel energiával, majd ezt követően újra lásson hozzá a munkához. 

A nap folyamán megtett egyes lépések közelebb viszik a kitűzött célhoz. Egy idő után szokássá válnak, amelyek teljesen természetesek lesznek az Ön számára. Az egyes feladatok elvégzési módját testreszabhatja, de az alap változatlan marad. 

Összefoglalás

Értelmesebben és okosabban szeretne dolgozni? Ebben az esetben merítsen ihletet hat tippünkből. Ezek tanácsot adnak a helyes tervezéshez, valamint az idő praktikus és hatékony felosztásához. Szabaduljon meg a halogatástól és az időpazarlástól 10 perc alatt. Az ütemezés szórakoztató és egyértelműen nem kell sokáig tartania. 

Forrás: Lifehack.org

A szerzőről

Nagy Emese

Mindig is lekötött a modern technika, amiről nemcsak olvasni, de írni is szeretek. Érdekel, hogy mi hogyan működik és hogyan teszi könnyebbé az életünket. A praktikusság mellett a design és a stílus is fontos a számomra.