9 tipp, hogyan delegáljuk a feladatokat és legyünk produktívabbak

0

Bármilyen eredmény elérése ritkán függ kizárólag egyetlen ember munkájától. Ha nem tudja hatékonyan delegálni a feladatokat, küzdeni fog azért, hogy elvégezze azon feladatokat, amelyeket fontosnak tart.

A delegálásnak számos formája lehet. A házimunkák felosztását tartalmazó diagram is lehet a delegálás egy formája. A kollégáktól való segítségkérés egy prezentáció megszervezéséhez is az.

A feladatok delegálása nagyon egyszerű. Ahhoz, hogy a feladatok el is végződjenek, gyakorolni kell a folyamatot. Néhány tipp, amelyek segítenek a feladatok hatékony kiosztásában: 

1. Először kérdezzen

Ön ismeri a saját feladatait. Azonban amíg nem kérdezi meg, addig nem fogja tudni mások feladatait.

Megkérdezni valakitől, hogy vajon el-e tud vállalni egy feladatot, nem csupán arról szól, hogy van-e ideje rá. Az is a tisztelet jele, hogy a kérdés előtt feltérképezzük, van-e a másik személynek kapacitása a feladatra. Ha a megbízott nem érzi azt, hogy tiszteli, nem fogja a legtöbbet kihozni magából – feltételezve, hogy egyáltalán elvégzi a munkát.

Mint az élet legtöbb dolgára, így itt is igaz, a delegálás ördöge is a részletekben lakozik. Ne csupán azt kérdezze meg a másiktól, hogy képes-e elvállalni egy feladatot, vagy sem. Elegendő idő és forrás birtokában bárki szinte bármire képes.

2. A bizalom legyen nélkülözhetetlen

Mennyire bízik meg abban, hogy ez a személy elvégzi a feladatot? Amíg nem bízik abban teljesen, hogy elvégzi a rá bízott feladatot, ne ruházzon rá feladatot.

Inkább találjon olyasvalakit a feladat elvégzésére, akiben valóban megbízik, vagy ossza fel a projektet és olyan részt bízzon az illetőre, amiben biztos, hogy valóban képes elvégezni azt. Amennyiben ezek a lehetőségek sem kivitelezhetőek, lehet, hogy önmagának fog kelleni elvégezni a feladatot.

3. Adja meg nekik a szükséges forrásokat

Milyen eszközökre van szüksége megbízottjainak ahhoz, hogy elvégezzék a kívánt feladatot? Ha nem biztosítja számukra a szükséges dolgokat, akkor nem hibáztathatja őket, ha nem végzik el a feladatot.

4. Buzdítsa őket

Mi a motivációja megbízottjának, hogy jó munkát végezzen, illetve, hogy egyedül végezze el a munkát? Néhány esetben elegendő, hogy tiszteli és megbecsüli őt. Más esetekben valamiféle díjazással fog kelleni megjutalmaznia őt.

Fontos, hogy a feladat és az érte járó jutalom összhangban legyenek. Ha kétségei vannak, kérdezzen. Milyen jutalomra vágyik az a személy, akire Ön átruházta a feladatot?

Teljesen rendben van, ha Ön nem ért egyet a megbízottja válaszával. Azonban valamilyen arany középutat kell találnia, ha jó munkakapcsolatot szeretne fenntartani ezzel a személlyel.

5. Hagyja rájuk a részleteket

Semmi sem öli meg olyan szinten a motivációt, mint a mikromenedzsment. Az Accountemps személyzeti cég felmérésében a válaszadók több mint kétharmada szerint ez sérti az erkölcsöt[2].

Ha bizonyos elvárásai vannak a feladat elvégzésével kapcsolatban, vázolja azt fel a projekt rövid ismertetésében. Ha nem tudja pontosan körülírni gondolatait, jobb lenne, ha önmaga végezné el a feladatot.

6. Bontsa fel a nagy feladatokat kisebbekre

A feladatok átruházása nem azt jelenti, hogy megkér valakit, hogy mindent Ön helyett végezzen el; csupán azt jelenti, hogy megkér valakit, hogy végezze el azokat a feladatokat, amelyekhez Ön nem ért, esetleg amelyekre nincs ideje.

A nagy projektek felosztásakor először gondoljon a nagy képre: Mi a célja? Hogyan kéne kinéznie a végterméknek?

Ezt követően fogjon egy darab papírt. Vázolja fel azokat a legfontosabb lépéseket, amelyek a cél eléréséhez szükségesek. 3-15 lépést célozzon meg.

Fontolja meg, hogy milyen sorrendben kell végrehajtani ezeket a lépéseket. Ez néha nyilvánvaló lesz. Néha azonban nem.

Gondoljon az egyes részfeladatok sorrendjére és jellegére, amikor eldönti, hogy mit delegál. Valószínűleg nem kéne másra bíznia azokat a feladatokat, amelyeknek a lehető legkorábban készen kell lenniük. Azonban ha ezen feladatok nem tartoznak a kompetenciájába, akkor szükséges lehet másra bízni ezeket a feladatokat.

7. Tegye egyértelművé a következményeket

Mi történik, ha az Ön által megbízott személy hibázik? Csak megvonja majd a vállát és jutalomban részesíti?

Amennyiben ezt megteszi, azt fogja kommunikálni, hogy nem értékeli ezen személyek közreműködését. Nem csupán tiszteletlenséget sugároz afelé, akivel dolgozik, hanem alacsony elvárásokat támaszt a jövőbeli projektekhez.

Ahogyan a buzdításnál, itt is nagyon fontos, hogy a probléma összhangban legyen a következményekkel. Amennyiben nem voltak elég egyértelműek az utasítások, ne a másik személyt hibáztassa. Ha megtakarítását üzleti partnerére bízta, aki ezt egy kaszinóban költötte el, akkor kapcsolatba kell lépnie a hatóságokkal, vagy meg kell szakítania a kapcsolatot az üzleti partnerével.

A legtöbb követelmény itt fog elbukni. Adja meg másoknak a kétség előnyét és ne legyen galád. Egy elmulasztott határidő szigorú büntetést igényel, nem pedig kirúgást. Azonban a határidők ismételt nem betartása indokolhatja a fizetés vagy a felelősség csökkentését.

8. Legyen szövetséges

Akár a munkahelyén, akár otthon, ugyanabban a csapatban dolgozik, mint az Ön által megbízott személy. Értse meg, hogy történhetnek nehézségek, és tegyen meg mindent annak érdekében, hogy az adott személy legyőzze őket.

A „szövetséges” megközelítés azt jelenti, hogy nem fittyet hány valakire, hanem azt, hogy a hibákat tanulási tapasztalatokként kezeli. Ez azt jelenti, hogy értékeljük erőfeszítéseiket, szükség esetén több forrást teszünk elérhetővé, valamint a feladat elvégzését követően visszajelzést nyújtunk számukra.

9. Vegye komolyan a visszajelzést

Ha már a visszajelzésről van szó, ne feledje, hogy kétféle megközelítés létezik. Amellett, hogy a projekt befejeztekor tanácsokat ad a megbízottjainak, arra is biztassa őket, hogy tegyenek javaslatokat arra, hogyan végezhette volna jobban a munkát.

Tudatosítsa, hogy az erőviszonyok visszatarthatják csapattársát attól, hogy elutasítsa a történetben való részvételt. Ahhoz, hogy a tudtára adja, hogy rendben van, ha kinyilvánítja a véleményét, a következőket mondhatja:

  • “Mit tehettem volna jobban abban a projektben?”
  • “Csőbe húztalak a siker érdekében?”
  • “Hogyan tehetem könnyebbé a munkádat legközelebb?”
  • “Mi volt a legnagyobb hiba, amit elkövettem?”

A visszajelzés kérése azonban csupán félsiker. Amennyiben azt szeretné, hogy csapattársai a jót, a rosszat és a csúf valóságot is kimondják az adott projektekkel kapcsolatban, a gyakorlatban is kell meg kell valósítania javaslataikat. Amennyiben ezt nem teszi meg, azt tükrözi feléjük, hogy nem értékeli, amit mondanak.

A lényeg

A jó delelgálás az egyik legnehezebb vezetői készség. Ahogyan a csapattagok, úgy Ön sem fogja mindig jól csinálni. Tanuljon meg hatékonyabban együttműködni, és ezáltal jobb delegátor lesz.

Forrás: www.lifehack.org


Kuponok

Alza.hu

A szerzőről

Mindig is lekötött a modern technika, amiről nemcsak olvasni, de írni is szeretek. Érdekel, hogy mi hogyan működik és hogyan teszi könnyebbé az életünket. A praktikusság mellett a design és a stílus is fontos a számomra.