5 egyszerű lépés a produktív napi menetrend létrehozásához

0

Manapság minden eddiginél nehezebb a napi feladatokra összpontosítani és produktívnak maradni. Túl sok minden történik körülöttünk. A végtelen közösségi média értesítések, az e-mailek hegye és a számtalan streaming médiaszolgáltatás legfrissebb, kötelezően megnézendő tartalma között a fókuszálás nem könnyű. Ez azonban nem jelenti azt, hogy lehetetlen produktív napi menetrendet tartani.

Megdöbbenve tapasztalhatjuk, hogy van néhány egyszerű trükk, amellyel visszaszerezhetjük a napunk feletti irányítást, és mindent elvégezhetünk. Minden a szervezéssel kezdődik. Ha a megfelelő módon tervezzük meg a napjainkat – előre figyelembe véve a zavaró tényezőket -, kiküszöbölhetjük a váratlan eltéréseket, amelyek megfosztják a termelékenységtől.

Természetesen el kell köteleznünk magunkat, hogy minden nap követjük az ütemtervet. Ha pedig nem vagyunk hajlandóak erre, akkor itt abbahagyhatjuk az olvasást.

De ha hajlandóak vagyunk megtanulni, hogy mi kell egy produktív napi menetrend összeállításához, akkor jó helyen járunk. Fogjuk végig az öt egyszerű lépést, amelyekkel maximalizálhatjuk a teljesítményt, kiküszöbölhetjük az elvesztegetett időt, és minden nap csúcshatékonysággal dolgozhatunk. Ha készen állunk arra, hogy visszaszerezzük a napunk feletti irányítást, akkor kezdjük el.

1. Fedezzük fel optimális munkarendünket

Mielőtt eldöntenénk, hogy hogyan használhatjuk ki a lehető legjobban a napunkat, ahhoz meg kell értenünk, hogy a fiziológiánk és a személyes munkastílusunk milyen szerepet játszik a termelékenységben.

Például, ha reggeli pacsirták vagyunk, akkor a legjobb, ha a legfontosabb feladatainkat a napi ütemtervünkben előre helyezzük. Ezzel szemben katasztrófa lenne ezeket a dolgokat a nap végére hagyni.

De még ennél is tovább lehet menni. 

Az optimális munkarend felderítéséhez először össze kell gyűjtenünk néhány adatot. Kezdjük azzal, hogy körülbelül két-három hétig nyomon követjük a munkaszokásainkat (bármi is legyen jelenleg). Jegyezzük fel a napszakokat, amikor a legtöbb munkát el tudjuk végezni, és jegyezzük fel a külső zavaró tényezőket, amelyek zavarhatják a munkánkat. Az ötlet az, hogy fedezzük fel, amikor a természetes energia csúcsán vagyunk, és szűrjük ki az ellenünk működő külső tényezőket.

Ezzel két dolgot valósítunk meg. Először is, ez segít megtalálni a legtermékenyebb óráinkat. Másodszor, azonosítjuk, hogy melyik zavaró tényező rabolja el a legtöbb időt. És ha már ismerjük ezt a két dolgot, sokkal jobb helyzetben leszünk, ha olyan ütemtervet készítünk, amely maximalizálja a termelékenységünket.

2. Határoljuk be a produktív időnket

Miután rájöttünk, hogy mely napszakok a legtermékenyebbek a számunkra, az új ütemterv készítésének következő lépése az, hogy behatároljuk ezt az időt, és lefoglaljuk azt a legfontosabb munkánkra – és azáltal, hogy behatároljuk azt, gondoskodunk arról, hogy ezek az idők zavartalanok legyenek, és teljes mértékben a munkának tudjuk szentelni.

Ha ez azt jelenti, hogy be kell állítania a Wi-Fi-t, hogy ezekben az órákban kikapcsoljon, nehogy az internet markába kerüljünk, akkor legyen így. Ha be kell állítanunk egy automatikus válaszadót az e-mailekre, hogy mindenkivel tudassuk, hogy egy későbbi időpontig várnia kell a válaszra, tegyük meg. Ha időzártó alkalmazáshoz kell fordulnunk, hogy megakadályozza, hogy túl sok szünetet tartsunk az okostelefonon töltve, az sem baj.

Röviden, létre kell hoznunk egy olyan környezetet, ahol koncentrálhatunk a feladatokra, és ügyelnünk kell arra, hogy csak a feladatok elvégzéséhez szükséges eszközökkel rendelkezzünk. Ezután a legfontosabb munkánkat minden nap beoszthatjuk ezekbe az időrésekbe, és ésszerűen biztosak lehetünk benne, hogy mindent elvégzünk.

Ha úgy gondolod, hogy ez szélsőséges, akkor biztosíthatlak, hogy nem az – és be is bizonyíthatom, hogy miért.

Nézd csak meg az ismételt tanulmányokat, amelyek azt mutatják, hogy az átlagos munkavállaló csak körülbelül három órán át produktív naponta. Most menjünk előre, és nézzük vissza az első lépésből származó adatainkat. Fogadni mernék, hogy átlagos napi termelékenységgel számoltál, ami valahol megközelíti ezt a számot.

Ha nem, akkor nem olvasnád ezt a cikket, amelyben a produktívabb menetrendhez vezető utat keresed. Inkább írnál egyet.

Mindenesetre most meg kell értened, hogy miért olyan kritikus, hogy féltve őrizzük így a legtermékenyebb időt. Azáltal, hogy maximalizáljuk az elvégzett tevékenységeket ezekben az órákban, maximalizáljuk a teljes teljesítményt. Ez ennyire egyszerű.

3. Tervezzük meg a megfelelő szünetidőt

Egy dolognak – és csak egynek – engedd meg, hogy megszakítsa legtermékenyebb idődet: az időszakos szüneteket. Bármilyen furcsán is hangzik, hajlamosak vagyunk a legeredményesebbek lenni, ha sprintben dolgozunk. És ami még furcsább, a statisztikai elemzésből kiderül, hogy az egyes munkasprintek ideális hossza 52 perc, amelyet majd 17 perces szünet követ.

Igen, jól olvastad. És igen, ez azt jelenti, hogy a szokásos 8 órás munkanapodból csaknem egy órát a munkával nem kapcsolatos feladatokra kell fordítani. Ez lehetővé teszi, hogy jobban összpontosítsunk a munkánk során, és több munkát végezhetünk el. Tehát nem is kell bűntudatot éreznünk emiatt!

A legjobb az egészben, hogy ez a kevésbé produktív óráidra is érvényes. Ez azt jelenti, hogy nem vesztegeted az időt a termelékenység csúcsórái előtt és után. És bár nem lesz a legmagasabb hatékonyságú, mégis többet fogsz tenni, mint korábban.

Mielőtt továbblépnénk, lehet, hogy azon gondolkodsz: ez nem a Pomodoro technika más néven? A válasz – valami olyasmi.

Ez a technika a rövidebb sprintben való munkát követeli meg- valójában 25 percet -, még rövidebb szünetekkel. Bár ez növelheti a termelékenységet is, meglehetősen nehéz egy ütemtervet összeállítani vele. Ennek oka nyilvánvaló: a legtöbb ember munkanapja magában foglal olyan dolgokat, mint a kötelező találkozók és a bejelentkezések, amelyek 25 percnél tovább tartanak (egy másik kérdés, amellyel az időbeosztásnak tartalmaznia kell ezeket). Ez azt jelenti, hogy úgy próbálod eltölteni az idődet, hogy nem tudsz nem hatékony lenni.

Ha a sprintidő közelebb van a teljes órához, a lehetőségek bővülnek. A 15 perces és fél órás megbeszéléseket csoportosíthatod, hogy félretedd őket az egyik kevésbé produktív órádban, és csoportosítsd a feladatokkal teli sprintjeit a legtermékenyebb időszakokban. És miután megkaptad, hogy mennyi ideig tart az átlagos feladathossz, látni fogod, hogy ez miért működik jobban a Pomodoro megközelítéshez képest.

4. Ütemezd a rendelkezésre állást a lehető legrövidebb ablakokban

Az a baj azzal, amivel eddig foglalkoztunk, hogy nem fogsz légüres térben dolgozni. Ez azt jelenti, hogy a munkatársak, a családtagok és még a telefonos csalók is mindent megtesznek azért, hogy megszakítsák a napjaidat, és károsítsák a termelékenységedet. Nem akarják megtenni – persze a telefonos csalókat leszámítva -, de a hatás mindkét esetben ugyanaz.

Ennek kielégítéséhez időbeosztást kell készítenünk a napunkban, hogy olyan dolgokkal foglalkozzunk, mint a telefonhívások, a személyes beszélgetések és az e-mail levelezés. De van két trükk, amelyek segítenek megszelídíteni mindezeket az időigényes feladatokat, és megakadályozni, hogy túlterheljék a napot.

Az első az, hogy szánjunk meghatározott időpontokat az ilyen feladatok elvégzésére, és tudassuk mindenkivel a környezetünkben, hogy máskor nem leszünk elérhetők. Ezzel megelőzünk számos olyan zavaró tényezőt, amelyekkel egyébként foglalkoznunk kell. Ha előre figyelmeztetünk másokat a rendelkezésre állási időkre, akkor nem kell rosszul éreznünk magunkat amiatt, hogy figyelmen kívül hagyjuk a beérkező hívásokat és e-maileket-vagy közvetlenül hangpostára vagy automatikus válaszra küldjük őket.

Ennek ellenére semmi sem akadályozza meg az embereket abban, hogy több időt követeljenek tőlünk. Végül is nem zárhat ki minden találkozót az ütemtervből – annak ellenére, hogy vannak erős bizonyítékok arra, hogy érdemes megpróbálni. De amit tehetünk, hogy módosítsuk az értekezleti kérelmek alapértelmezett feltételeit.

Értelemszerűen: ha van olyan naptárrendszerünk, ahol az emberek találkozókat kérhetnek velünk, próbáljuk meg lerövidíteni az alapértelmezett értekezleti időt ebben a rendszerben. Ez lehetséges a Google Naptárban, valamint a Microsoft Outlookban és valószínűleg más ütemezési alkalmazásokban is. Változtassuk meg az alapértelmezettet a legrövidebb időre, amely a mi egyedi igényeinknek megfelel. Elon Musk esetében ez 5 perces ablakokat jelent. A többiek számára körülbelül tíz -tizenöt percnek elegendőnek kell lennie.

Ennek az az oka, hogy arra kényszeríti az időt kérő embereket, hogy többet kérjenek belőle, ahelyett, hogy alapértelmezés szerint fogyasztanák. És képzeld csak? Valószínűleg azt fogjuk tapasztalni, hogy a legtöbb ember nem fáradozik azon, hogy megkérdezze, vagy észre sem veszi, hogy lerövidítette rendelkezésre állási időtartamát. Ez azonnali időmegtakarítás a számunkra.

5. Mindenképpen kerüljük a multitaskingot

Annak ellenére, hogy azt hiszed magadról, hogy egy multitasker csillag vagy, van egy rossz hírem számodra – nem vagy az. Senki sem az. Ezt számos tanulmány bizonyította újra és újra. És minél többet próbálkozol ezzel, annál kevésbé leszel hatékony. És valószínűleg növelni fogja a munkádban elkövetett hibák számát, és még több időt kell pazarolnod a saját rendetlenségednek eltakarítására.

Napi ütemezési szempontból a megoldás itt nyilvánvaló. Ez az, hogy meg kell próbálnod helyet találni az ütemtervedben minden szükséges feladat számára, amellyel tisztában vagy, és próbáld meg elkerülni azt a kísértést, hogy nem tervezett feladatokat préselj bele. De ennél még jobbat is tehetsz.

Ha megvizsgáljuk az okát, hogy mi emberek annyira rosszak vagyunk a multitaskingban, rájössz, hogy ez azért van, mert az agyunk küzd a különböző típusú feladatok közötti váltás során. Ez azt a hatást hozza létre, amelyet a kutatók váltási költségnek neveznek, ami azt jelenti, hogy öntudatlanul vesztegetjük az időt arra, hogy minden új feladathoz alkalmazkodjunk. Más szóval, két feladat egyidejű elvégzése mindig hosszabb ideig tart, mint egymás után.

Ezt a tudást a saját hasznodra fordíthatod, ha a hasonló feladatokat egymás után ütemzi ütemezésben az egyéni munkában. Ha ezt megteszed, rájössz, hogy minden időablakban több dolgot fogsz elvégezni, és sokkal kevesebb időt vesztegetsz. Ha ezt az időmegtakarítást összeadod egy nap folyamán, az nagyobb dolog, mint gondolnád. A kutatások azt mutatják, hogy a váltási költségek termelékenységünk akár 40% -át is megfosztják tőlünk, így a feladatlista ilyen módon történő átszervezése majdnem megkétszerezi a termelékenységet.

Végső gondolatok

Ha idáig eljutottál, akkor most tudnod kell, hogy hogyan készíthetsz magadnak napi ütemtervet, amely maximalizálja a termelékenységedet. És ha sikerül betartanod ezt az ütemtervet, még akkor is, ha a körülötted lévő világ mindent megtesz, hogy az utadba álljon, akkor komoly előnyeid lesznek a társaiddal szemben.

Próbálj meg nem izgulni, amikor korán befejezed a munkádat, és visszatérsz az életébe, miközben mindenki más küzd, hogy tudja tartani a lépést. Ehelyett felajánlhatod nekik a segítséged az ütemtervük ellenőrzésében. Biztosan értékelni fogják az elismert szakértő néhány tippjét.

Forrás: lifehack.org

A szerzőről

Mindig is lekötött a modern technika, amiről nemcsak olvasni, de írni is szeretek. Érdekel, hogy mi hogyan működik és hogyan teszi könnyebbé az életünket. A praktikusság mellett a design és a stílus is fontos a számomra.