10 nagyszerű tipp, hogyan szervezze az idejét és érje el a legjobb eredményeket

0

Huszonnégy óra. Minden ember egyformán huszonnégy órát kap, és csak rajta múlik, azt hogyan használja ki. Két lehetőség közül választhat. Munkáját, céljait és egyéni dolgait megtervezi, és valamilyen irányt ad életének. Esetleg semmi figyelmet sem szentel az idő megszervezésének és napjai összefolynak. 

Ahogy azt sejtheti, az első lehetőség a helyes. Ha az összes feladatát, céljait, találkozóit és számos mást megtervez, elkerüli a stresszt, amely aztán az úgynevezett burnout-hoz, vagyis teljes kiégéshez vezet. Úgy érzi, hogy a 24 óra túl kevés és legalább plusz két vagy három órára lenne szüksége? Kövesse a következő tippeket, és meglátja, hogy ezeknek köszönhetően ebben a mozgalmas életben is talál magára időt.  

  1. Határozza meg küldetését

Az első tipp, hogy hogyan is szervezze meg idejét és irányítsa életét, a küldetésének meghatározása. Egyszerűen valami, ami arra ösztönzi, hogy minden nap dolgozzon magán és előbbre jusson. 

Tételezzük fel, hogy éttermet szeretne nyitni. Ne csak arra összpontosítson, hogy ezzel pénzt kereshet. Az Ön feladatának annak kellene lenni, hogy az embereknek örömet szerezzen. Ízletes ételeket kínálni nekik. Esetleg a családi hagyományokat tovább vinni.  

A küldetés útja során motiválni fogja az egyes célok elérésében. Ennek köszönhetően még akkor is bírni fogja, amikor nem fog olyan jól menni, vagy valami probléma bukkan fel. 

  1. Tanuljon meg “nemet” mondani

Számos ember problémája, hogy nem tud nemet mondani. Mindenkinek, aki valamire megkéri, igent mond. Itt nem csak a családtagokról, barátokról, vagy más közeli személyről beszélünk. Nagyon sokszor idegenekről is szó van.

Miért van ez így? Egyesek nem akarják elszalasztani a lehetőségeket. Teljesen mindegy, milyen lehetőségről van szó. Kapcsolatot kialakítani, bekapcsolódni a projektbe, megtanulni valami újat, szélesíteni a látókört. Ránk, emberekre jellemző, hogy mindent akarunk. Sehol sem akarunk hiányozni, és mindenben részt akarunk venni. Ha ez megtörténik, akkor jelentkezik a FOMO hatás.  

A FOMO hatás a “Fear Of Missing Out” rövidítése, azt az érzést írja le, ami akkor lesz úrrá rajtunk, amikor attól félünk, hogy valamiről lemaradunk. Például a barátai elhívják valahová, Önnek azonban nincs kedve velük tartani. Fáradt, és legszívesebben otthon maradna. Legszívesebben azt válaszolná, hogy ma nem megfelelő társaság, és majd máskor találkoznak. 

Ebben a pillanatban azonban eszébe jut, hogy fontos információkról maradhat le, esetleg a csoportban betöltött pozícióját is elveszítheti. Ahelyett, hogy otthon pihenne, felöltözik és fáradtan a barátok után megy. 

A félelem, hogy valamiről lemarad, főleg akkor lehet hasznos, ha még új tag, és minél több új tapasztalatra van szüksége. A számos projekten vagy találkozón való részvétel ilyen esetekben fontos. Azonban semmit nem kell túlzásba vinni. 

Egy idő után saját magára kellene összpontosítania. Amennyiben sok időt tölt másokkal, az ő projektjeikkel és gyűléseikkel foglalkozik, melyek Önnek semmit sem adnak, nem lesz ideje arra, ami igazán fontos. Ezért tanulja meg megkülönböztetni az életében azt, ami igazán megérdemli az Ön figyelmét és azt, ami nem. 

Ha az a célja hogy jobban megszervezze az idejét, tekintsen rá úgy, mint egy korlátozott erőforrásra. Használja ki okosan. Felejtse el azokat az embereket és projekteket, melyek nem szolgálják az Ön küldetését és célját. 

“Nemet” mondani kezdetben nehéz. Viszont az érzés, hogy saját magán és az álmain dolgozik, pótolhatatlan. 

  • Értékelje át, jelenleg hogyan használja ki idejét
  • Mennyire produktív?
  • Milyen a jelenlegi munkájának a minősége?

Ahhoz, hogy hatékonyabbá tegye az idejét és jobban kihasználja azt, éles képet kell alkotnia arról, hová tart és hogyan használja azt ki. Nem tudja megváltoztatni az életét, ha nem nézi meg, hogyan éli azt most. 

Idejének átértékelése egyáltalán nem egyszerű. A problémát az jelenti, hogy az embernek nincs áttekintése felette. Csak azt látja, amit látni akar. Éppen ezért kezdjük a heti “audit” megtervezésével. 

Ez azt jelenti, hogy egy számítógépes táblázatba vagy papírra felírja azt, amit az adott órában csinál. Minden apró részletet jegyezzen fel. Tegye ezt mindig, mikor valami újat kezd csinálni. 

Például:

  • 8:00 – munkakezdés
  • 9:20 – rövid szünet a közösségi hálózaton
  • 9:40 – meeting 

És hasonlóképpen. Az audit csak az Öné. Senkinek sem fogja mutogatni, vagy elküldeni. Ezért minden csekélységet jegyezzen fel. Csak ennek köszönhetően tud képet alkotni arról, hogyan használja ki az idejét és eszerint tudja eldönteni, hogy nem habozik-e túl sokat. 

Az audit segítségével bizonyos áttekintést nyer a munkaterülete felett. Lehet, hogy rájön, hogy túl sok időt tölt a közösségi hálózatokon. Esetleg túl sok időt vesz igénybe az e-mailek szüntelen nyomon követése és azok megválaszolása. 

A nap ilyen problémás “időszakait” írja ki, és a következő héten kezdjen el dolgozni rajtuk. Gondja van a közösségi hálózatokkal? Kapcsolja ki a mobiltelefonját, vagy egy kis időre blokkolja le a közösségi hálózatot. Állandóan más honlapokra vagy e-shopokra látogat? Amennyiben a munkájához nincs szüksége internet kapcsolatra, kapcsolja azt ki. Vagy csukja be az összes kártyát és csak a szükségeset nyissa ki. 

  • Ossza be az energiáját 

Az idő megfelelő beosztásához a következő tipp az energia felosztása. A mai modern világban létezik egy mítosz, melyet nagyon sokan elhisznek. Eszerint ki korán kel és már napfelkeltekor dolgozik, az hatékonyabb. 

Ez azonban nem teljesen igaz. Ez a munkavégzés egyesek számára előnyös lehet. Hiszen reggel senki sem zavarja. A másik szempontból viszont léteznek emberek, akik úgynevezett “éjjeli baglyok”. Rájuk jellemző, hogy tovább alszanak, viszont késő éjjelig dolgoznak. 

A kulcs az idő megfelelő szervezéséhez nem az alvás feláldozásában rejlik a termelékenység elérése érdekében. Ahhoz, hogy produktív legyen, és minden kitűzött célját elérje, kipihentnek és energiával teltnek kell lennie. 

Ütemtervét aszerint tervezze meg, ami Önnek a legjobban megfelel. Amennyiben szívesen kel korán reggel és még azelőtt dolgozik, mielőtt az “egész világ” felkelne, minden munkáját tervezze reggelre. Ha azonban szeret 9 vagy 10 óráig aludni, azzal sincs semmi gond. Pihenje ki magát és minden feladatát tervezze délutánra. 

  • Tervezzen előre

Azt mondják, hogy a cél terv nélkül csak vágy. Kötelességeit és az egyes feladatait legalább egy napra előre tervezze be. Foglaljon helyet a dolgozószobájában vagy a nappaliban, vegye elő a kedvenc jegyzetfüzetét vagy naplóját és minden feladatot jegyezzen fel. 

Egyesek egy hétre előre is terveznek. Aszerint tervezik meg a napokat, hogy hol kell lenniük (meeting, találkozó, látogatás) vagy mit kell tenniük. Az egész hét megtervezése bizonyos elképzelést fog nyújtani arról, hogyan is fog kinézni a hét. Ráadásul ügyfeleinek vagy a barátainak meg tudja mondani, hogy szerdán vagy csütörtökön találkozhatnak-e. 

Az ilyen tervezésnél az időtartalékról se feledkezzen meg. Soha nem tudhatja, mi fog történni a hét folyamán. Egyes dolgok közbe jönnek, mások pedig eltűnnek. Úgy szervezze meg ütemtervét, hogy az rugalmas legyen. 

Amennyiben nincs otthonában füzet vagy napló, nézze meg az Mfp.cz internetes bolt kínálatát és vásároljon stílusos darabokat kedvező áron.

  • Szabaduljon meg olyan dolgoktól, melyek elvonják a figyelmét

Az ember figyelmét számtalan dolog el tudja terelni. Ehhez nagyban hozzájárulnak az olyan külső tényezők, mint pl. az SMS üzenetek, a közösségi hálózatokról származó figyelmeztetések vagy az asztalon található rendetlenség. Azonban a belső tényezőkről sem szabad megfeledkezni. Ezek közé tartoznak a saját gondolatai. 

Egyesek az e-mailek vagy közösségi hálózatok követését azzal igazolják, hogy ez a “munkájuk részét képezi”. Bár egyrészt ezek a tevékenységek a munkájának tűnnek, valójában csak időpazarlás. 

Tételezzük fel, hogy egy prezentáción dolgozik, de pár percenként megáll és ellenőrzi a beérkezett postáját. Az e-mailek olvasása és megválaszolása a munkája részét képezi, tehát az ilyen ellenőrzést produktív tevékenységnek nevezi. 

Viszont az ellenkezője az igaz. Tekintet nélkül arra, hogy az ilyen “fél munkát” milyen módon védi meg saját maga előtt, a végeredmény mindig ugyanaz. Az adott feladat teljesítésében soha nincs ott teljes egészében. Az elméje szétszórt és nem képes arra összpontosítani, amit valójában meg kell tennie.

  • Kerülje a multitaskingot 

A 6. ponthoz kapcsolódik a 7. pont. A multitasking, vagyis több feladat egyidejű elvégzése nem olyan hatékony, mint amilyennek tűnik. Olyan érzése lehet közben, mintha egyszerre több feladattal zsonglőrködne, de egynek sem szentel 100 %-os figyelmet. 

A multitasking miért olyan nagy ellenség az idővel? A szakemberek szerint az agy az egyes feladatok közti “átkapcsolásra” sokkal több energiát használ el, mint azok elvégzésére. Ez azt jelenti, hogy “hurokba” kerül, ahol egyáltalán nem produktív. A teljesítménye és az eredménye is csak félértékű. 

  • Gondolkozzon el a jövőn 

Mai döntéseink befolyásolják a holnap fejlődését. Az, hogy hogyan tölti el perceit és óráit, hosszantartó hatással van az életére. Tehát ha az idő szervezésével küzd, gondoljon a jövőre és a jövőbeli önmagára. 

Gondolkodjon el azon, hogy amit éppen most csinál, segíti, vagy éppen ellenkezőleg, gátolja a jövőben. 

  • Ne tévessze össze a sürgősség és fontosság szavak fogalmát

Minden napban van néhány feladat, amelyet el kell végezni. Ez azonban nem azt jelenti, hogy sürgős feladatokról van szó. 

Például a teendők listáján a sürgős dolgok azonnali figyelmet és cselekvést igényelnek. Összpontosítani kell rájuk és minél előbb el kell őket végezni. Ezt követően a listáján megjelennek a fontos dolgok. Ezekről sem szabad elfeledkezni, de nem kell azonnal elvégezni őket. 

Ha fordítva fog dolgozni az egyes feladatokon, előfordulhat, hogy a sürgős dolgok tönkre teszik a munkahelyi eredményt. Esetleg befolyásolják a jövedelmét. Vagyis ügyeljen a sürgősség és fontosság szavak jelentésére.

  • Ne feledkezzen meg a pihenésről

Egyesek számára a szünetek és a pihenés kontraproduktívnak tűnhetnek, a valóságban azonban nagyon fontosak. Az optimális termelékenység eléréséhez az agynak naponta többször szünetre is szüksége van.  

Az, hogy milyen gyakran tart szünetet, csak Önön múlik. Számos tanulmány azonban azt sugallja, hogy 2 – 3 óra intenzív munka után szünetnek kellene következnie. 

Összefoglalás 

A kitűnő eredmények és az életben való fejlődés kulcsa a megfelelő időbeosztás. Minden feladatát tervezze meg, ne feledkezzen meg a pihenésről és használja ki tippjeinket. Hozzásegítik a magas hatékonysághoz és a több szabadidő eléréséhez. 

Forrás: lifehack.org

A szerzőről

Nagy Emese

Mindig is lekötött a modern technika, amiről nemcsak olvasni, de írni is szeretek. Érdekel, hogy mi hogyan működik és hogyan teszi könnyebbé az életünket. A praktikusság mellett a design és a stílus is fontos a számomra.